Näin lanseeraat aloitetoiminnan kuin mestari [vinkkilista]

Henkilöstön osallistaminen organisaation kehittämiseen on yksi tämän hetken vallitsevista trendeistä. Yksi tapa osallistaa on aktiivinen aloitetoiminta, jota toteutetaan laajasti sekä julkisella sektorilla että yrityksissä. Valitettavan usein vuosia sitten lanseerattu toiminta on päässyt hiipumaan tai toimintamallia ei ole edes luotu. Näissä tilanteissa on tarve uudelleenlanseerata aloitteiden tekemistä aktivoiva toiminta henkilöstölle.

Aloitetoiminta tarkoittaa toimintamallia, jonka keskiössä on henkilöstön osallistaminen jatkuvaan parantamiseen. Henkilöstön aktivoiminen aloitteiden tekemiseen on tärkeää, jotta yritys voi kehittyä ja saavuttaa taloudellista hyötyä samalla parantaen myös henkilöstön sitoutumista organisaatioon. Tämän takia aloitetoiminnan kehittäminen ja lanseeraaminen ovat tärkeitä aiheita liiketoiminnan kehittämisessä.

Suomalaisen viisauden mukaan "hyvin suunniteltu on puoliksi tehty" ja se pätee hyvin myös aloitetoiminnan lanseerauksessa. Noudattamalla näitä ohjeita varmistat onnistuneen lanseerauksen ja pääset nauttimaan aktiivisen toiminnan hyödyistä. Vinkit perustuvat Orchidean yhdessä asiakkaidensa kanssa todettuihin lanseerauksen parhaisiin käytäntöihin.

Aloitetoiminnan onnistuneen lanseerauksen vaiheet ovat:

1. Varmista avainhenkilöiden sitoutuminen
2. Määrittele toimintamalli ja säännöt
3. Aseta tavoitteet toiminnalle
4. Motivoi osallistumaan
5. Tee vuosisuunnitelma
6. Lanseeraa toiminta
7. Integroi osaksi toimintaa

Helppoa, eikö vaan! Pureudutaan seuraavassa tarkemmin kuhunkin vaiheeseen.

1. Varmista avainhenkilöiden sitoutuminen aloitetoimintaan

Keskustele avainhenkilöiden kanssa, kuuntele ja anna vaikutusmahdollisuuksia.

Organisaation johto, esimiehet ja luottamusmiehet pystyvät vaikuttamaan omalla toiminnallaan merkittävästi henkilöstön innokkuuteen osallistua toimintaan. Varmista, että henkilöstö tietää miksi olette päättäneet panostaa aloitetoimintaan. Heille kannattaa antaa esimerkkejä siitä, miten he voivat auttaa lanseerauksen onnistumisessa. Samalla on hyvä tuoda myös esille toimintatapoja, joista voi olla haittaa.

Avainhenkilöiden näkemykset on hyvä ottaa huomioon myös lanseerausta, toimintamallia ja sääntöjä suunniteltaessa. He ovat sitoutuneempia muutokseen, kun ovat päässeet itse vaikuttamaan sen toteutustapaan. Siksi avainhenkilöt kannattaa osallistaa toteutuksen suunnitteluun ja antaa heille mahdollisuus vaikuttaa siihen pitkin matkaa.

2. Määrittele toimintamalli ja säännöt aloitetoiminnalle

Perinteisesti aloitteen kirjaamisen jälkeen keskitytään arvioimaan palkitsemista. Innovaatioiden syntymistä tutkimalla on opittu, että antamalla aloitteen kehittyä keskustelun ja sparrailun kautta, se kehittyy usein laadukkaammaksi. Tämän takia aloitetoimintaprosessin alussa on hyvä hakea systemaattisesti parannusehdotuksia aloitteelle ja jättää palkitseminen myöhemmäksi prosessissa.

Orchidea on yhdessä asiakkaidensa kanssa suosinut jo pitkään modernia aloitetoiminta 2.0 mallia, jossa yhdistetään aloitetoiminta ja innovaatiotoiminnan parhaat käytännöt. Yhteenveto toimintamallista löytyy aikaisemmasta blogikirjoituksestamme.

Ota huomioon toimintamallia suunniteltaessa:

• Oikeat työkalut aloitetoiminnan toteuttamisessa tekevät prosessista sujuvaa ja vaivatonta. Esimerkiksi Orchidea on helppokäyttöinen aloitejärjestelmä tehokkaaseen ja onnistuneeseen toimintaan. Webinaaritallenteestamme näet demon, kuinka aloitetoimintaa voidaan järjestää Orchidealla.
• Avoin toimintamalli, jossa kaikki tieto on käyttäjien nähtävissä, lisää luottamusta ja luo positiivista painetta asioiden edistymiselle käyttäjien voidessa tarkistaa itse aloitteen tilanteen aloitejärjestelmästä.
• Aloitteen määritelmä: ovatko kaikki toimintaa kehittävät ehdotukset aloitteita vai onko määritelmä perinteinen ja sisältää vain työntekijän oman vastuualueen ulkopuoliset kehitysehdotukset? Laajentamalla aloitteet kattamaan myös oman vastuualueen kehittämisen ja linkittämällä samalla palkitsemisen vain toteutuneeseen hyötyyn, saadaan yleensä parempi lopputulos.
• Yksinkertainen prosessi on yleensä paras.
• Päätökset aloitteista kannattaa tehdä niiden henkilöiden toimesta, joiden vastuulla tarvittavan muutoksen toteuttaminen on.

Lisää vinkkejä moderniin aloitetoimintaan löydät webinaaritallenteestamme Modernin aloitetoiminnan salat.

3. Aseta tavoitteet toiminnalle

Hyvin asetetut SMART:it tavoitteet auttavat organisaatiota saavuttamaan toiminnalle asetetut liiketoiminnalliset tavoitteet. Yleisesti käytettyjä tavoitteita ovat:

• Aloitteiden määrä; Koko organisaation tavoite kannattaa jakaa eteenpäin liiketoiminnoille tai yksiköille ja vastuuttaa niiden johdolle.
• Aloitteiden läpimenoaika; Kuinka kauan aloitteen kirjaamisesta kestää päätöksentekoon. Aloitetoiminnassa lyhyimmän mahdollisen läpimenoajan tavoitteleminen ei ole suositeltavaa, koska kirjaamisen jälkeen on hyvä varata 1 - 4 viikkoa aikaa aloitteen keskustelemalla tapahtuvalle jatkokehittämiselle. Sen sijaan läpimenoajalle on hyvä määritellä maksimipituus, jonka alittaminen on toiminnan tavoitteena.
• Kehityskommenttien määrä; Parhaat innovaatiot syntyvät yleensä useamman ihmisen yhteistyönä ja monien iteraatiokierrosten tuloksena. Siksi on hyödyllistä, että koko organisaatio näkee tehdyt aloitteet ja pystyy kommentoimaan ja jatkokehittämään niitä.
  
  

Asetetut tavoitteet kannattaa viestiä avoimesti, jotta henkilöstö ja toiminnasta vastaavat henkilöt ovat niistä tietoisia. Samalla luodaan odotukset toiminnan aktiivisuudelle ja päätöksenteon ripeydelle. Toiminnan seurattavuuden kannalta on tärkeää, että henkilöstön ja johdon on helppo seurata tavoitteiden toteutumista aloitejärjestelmän mittareiden avulla.

4. Motivoi osallistumaan aloitteiden tekemiseen

Nosta esille aktiiviset osallistujat ja hyvät aloitteet ja liitä palkitseminen aloitteen toteutuksesta saatuun hyötyyn.

Tutkimuksen mukaan työntekijöiden tärkeimmät syyt aloitteiden tekemiseen ovat

• työntekijöiden turhautuneisuus työprosesseihin ja halu muuttaa niitä (23,2 %)
• halu parantaa työpaikan menestystä (18,1 %)
• halu säästää työpaikan varoja (17,9 %)
• henkilökohtainen tyytyväisyys (10,7 %)
• raha/lahjat (9,7 %)
• tunnustus (4,7%)

Tutkimuksen tuloksien pohjalta vaikuttaa, että aloitetoiminnassa keskitytään liikaa ulkoisiin motivaattoreihin kuten aloitepalkkioon. Orchidean kokemusten pohjalta vähintään yhtä tärkeää kuin rahallinen palkitseminen, on aktiivisten osallistujien ja hyvien aloitteiden esille nostaminen. Palkitsemisessa olemme törmänneet moniin toimiviin malleihin ja blogikirjoituksessamme on käyty läpi 5 case-esimerkkiä aloitepalkkioista.

Jos aloitteista halutaan palkita, kokemustemme mukaan palkitseminen kannattaa linkittää toteutuksesta syntyneeseen hyötyyn. Lappeenrannan teknillisen yliopiston case-tutkimuksessa palkitsemisen läpinäkyvyys ja julkiset tunnustukset nousivat tärkeään rooliin. Tutkimuksen mukaan myös palkitsemisen oikeudenmukaisuus on tärkeää.

5. Tee vuosisuunnitelma

Suunnittelemalla aloitetoiminta 12 kuukaudeksi eteenpäin on todennäköisempää, että sitä koskevat toimenpiteet tulevat toteutetuiksi ja toteutettavien toimenpiteiden rytmi on järkevä.

Sisällytä vuosisuunnitelmaasi seuraavia elementtejä:

• Kilpailut ja kampanjat; Teemoitettu aloitekilpailu on helppo tapa aktivoida toimintaa ja kerätä aloitteita liiketoiminnan tavoitteiden kannalta tärkeille alueille. Koska kampanjat kestävät yleensä 4 - 8 viikkoa, on niiden ajankohta vuosikellossa tärkeää suunnitella etukäteen. Näin varmistetaan, etteivät kampanjat osu loma-aikoihin tai vuoden lopun kiireisiin. Innovaatiokilpailusta voit lukea lisää artikkelissamme Innovaatiokilpailu - Ohjeet järjestämiseen.
• Säännöllinen palkitseminen ja tunnustukset; Kuukauden tai vuosineljänneksen aloitteen palkitseminen on hyvä tapa pitää aloitetoimintaa esillä.
• Toiminnassa mukana olevien ihmisten kanssa pidetyt säännölliset palaverit; Käydään läpi heidän palautteensa ja kehitysehdotuksensa toiminnan kehittämiseksi. Samalla on hyvä käydä läpi asetettujen mittarien toteumat verrattuna tavoitteisiin.
• Tapahtumat; Fyysiset tapahtumat ovat hyvä tapa pitää toimintaa esillä. Hyviä kokemuksia on saatu mm. gaalasta, jossa vuoden parhaat aloitteet palkitaan. Aloitteiden keräämiseen voi toimia vierailut tiimipalavereihin, joissa kerätään aloitteita ja jatkokehitetään jo olemassa olevia aloitteita.

6. Lanseeraa aloitetoiminta

Porrasta ja aikatauluta lanseeraus, hyödynnä pilottiryhmiä ja viesti selkeästi.

Toiminnan lanseeraus kannattaa ajoittaa vuosikellossa sellaiseen ajankohtaan, etteivät sitä seuraavina kuukausina ole pitkiä lomajaksoja. Muuten riskinä on, että osallistuminen jää vähäiseksi henkilöstön keskittyessä keskeneräisten töiden loppuunsaattamiseen ennen lomia.

Suuressa organisaatiossa toimintaa ei usein kannata lanseerata koko organisaatiolle yhdellä kertaa. Monesti käyttö kannattaa aloittaa aluksi rajatulla osallistujaryhmällä, jossa sekä työntekijöillä että johdolla on vahva motivaatio aloitetoiminnan suhteen. Pilottiryhmästä saadaan kokemuksia ja heitä voidaan käyttää referenssinä toimintaa laajennettaessa. Pilottiryhmän jäsenet helpottavat myös uusien käyttäjien osallistumista, kun aloitejärjestelmässä on jo käyttäjiä ja sisältöä.

Monesti ajatellaan virheellisesti, että lanseeraukseen riittää uutisen lisääminen intranettiin ja yhden sähköpostin lähettäminen kaikille työntekijöille. Valitettavasti nykyajan kiireisessä työelämässä erilaiset prioriteetit kilpailevat henkilöstön huomiosta, jolloin viestintään kannattaa panostaa.

Tässä esimerkkejä onnistuneista aloitetoiminnan lanseerauksista:

• Toiminta lanseerataan erillisessä tapahtumassa tai osana koko organisaation kuukausi- tai kvartaalipalaveria. Samalla lanseerataan kilpailu, jossa henkilöstöä palkitaan osallistumisesta.
• Aloitetiimi kiertää tiimipalavereissa kouluttamassa ja lanseeraamassa toimintaa.
• Asetetaan tavoite ensimmäisen kuukauden aloitemäärälle. Tavoitteen täyttymistä seurataan ja siitä viestitään säännöllisesti.
• Aloitetiimi seuraa aloitteista käytävää keskustelua ja palkitsee pikapalkinnoilla aktiivisia osallistujia. Sisäinen viestintä tekee palkituista lyhyitä uutisia.
• Jokaisen työntekijän työpisteeseen on jaettu lanseerausaamuna osa aloitetoimintajärjestelmän logoa. Etsimällä kollegat, joilla on puuttuvat palat ja viemällä ne yhdessä kahvilaan jokainen saa leivoksen.
• Lanseerauksen yhteydessä lanseerataan aloitekampanja, jossa kerätään ideoita tärkeään teemaan liittyen.
• Lanseerauksen jälkeiset ensimmäiset aloitteet käsitellään ja toteutetaan erityisen nopeasti. Toteutuksista tehdään uutisia.

7. Integroi osaksi organisaation toimintaa

Huolehdi viestinnällä aktiivisuudesta, seuraa prosessia ja varmista ripeä käsittely.

Pitkässä juoksussa tavoitteena on integroida aloitetoiminta osaksi yleistä toimintaa. Ensimmäisten vuosien aikana on tärkeää huolehtia aktiivisen viestinnän ja säännöllisten kampanjoiden avulla osallistumisaktiivisuuden pysymisestä korkealla tasolla. Yhtä tärkeää on seurata prosessin läpimenoaikoja ja puuttua hitaaseen käsittelyyn päättäväisesti.

Paras keino pitää työntekijöiden osallistumisintoa yllä, on viedä hyvät ehdotukset nopeasti toteutukseen ja kommunikoida toteutuksen tuloksista muistuttaen kaiken lähteenä olleesta aloitteesta.

Hyviä keinoja integroida aloitetoiminta osaksi yleistä toimintamallia on:

• Järjestää teemoitettu aloitekampanja, kun organisaatio laajentaa toimintaansa uudelle liiketoiminta-alueelle.
• Luopua erillisestä aloitetoiminnan palkitsemismallista ja tavoitteista integroimalla aloitetoiminnan palkitseminen ja tavoitteenasetanta osaksi yleistä palkitsemista ja vuositavoitteita.
• Sisällyttää uusien työntekijöiden perehdytysohjelmaan koulutus aloitetoimintaan.
• Kytkeä aloitetoiminta yrityksen tavoitteisiin ja muuhun johtamiseen.

Yhteenveto

Aloitetoiminnan lanseeraus ei ole vaikeaa, mutta se kannattaa tehdä suunnitelmallisesti. Tärkeintä ensimmäisten vuosien aikana on seurata sekä henkilöstön osallistumisaktiivisuutta että käsittelyn läpimenoaikoja ja tehdä tarvittaessa korjaavia toimenpiteitä. Pidemmällä aikavälillä tavoitteena on integroida toiminta osaksi yleistä toimintamallia. Kun tässä onnistutaan, niin samalla vähenee tarve erillisille aktivointitoimenpiteille henkilöstön osallistamisen ylläpitämiseksi.

Näitä ohjeita seuraamalla olet valmis lanseeraamaan aloitetoiminnan kuin mestari ja pääset alkuun aloitetoiminnan toimivassa ja tehokkaassa käytössä ja kehittämisessä.

Oppiaksesi lisää modernista aloitetoiminnasta, lataa e-kirjamme Aloitetoiminta 2.0 ja perehdy enemmän, miten sinun tulisi jalkauttaa nykyaikainen aloitetoiminta yrityksessänne.

Alkuperäinen versio julkaistu 24.5.2016.