Kiinnostus henkilöstön osallistamiseen toiminnan kehittämiseen on suurta. Aloitteita keräämällä ja ne systemaattisesti käsittelemällä säästetään selvää rahaa ja parannetaan työntekijöiden tyytyväisyyttä. Eräs asiakkaamme on saavuttanut jo useampana vuonna yli 10 000 € säästöt jokaista työntekijää kohti vuodessa. Toinen asiakkaamme säästi yli 3 miljoonaa euroa vuodessa yhden idean avulla. Rahallisen hyödyn lisäksi tyypillistä on, että työntekijöiden sitoutuminen ja tyytyväisyys paranevat heidän vaikutusmahdollisuuksiensa parantuessa.
Perinteisestä aloitetoiminnasta saa vielä parempia tuloksia, jos sitä uudistaa ottamalla mukaan muutamia innovaatiotoiminnan parhaista käytännöistä. Olemme keränneet 5 vinkkiä, joita kannattaa noudattaa uudistaessaan toimintaansa.
.jpg?width=818&name=Untitled%20design%20(24).jpg)
1. Kehitetään yhdessä
Kirjattua aloitetta ei kannata ruveta käsittelemään heti vaan koko henkilöstölle on hyvä antaa mahdollisuus kehittää sitä eteenpäin. Tämä voi tapahtua tiimipalaverissa tai hyödyntämällä nykyaikaista aloitejärjestelmää, joka tukee keskustelua ja peukuttamista. Kirjattuja aloitteita kannattaa törmäyttää henkilökuntaan näyttämällä aloitteista käytävää keskustelua intran etusivulla ja mahdollisessa info-TV-järjestelmässä. Myös suosituimpien keskustelujen esiin nostaminen säännöllisellä automaattisähköpostilla lisää henkilöstön osallistumista.
2. Kannustetaan
Esimiesten ja johdon sitoutuminen on havaittu monissa tutkimuksissa olevan tärkein tekijän onnitumisessa. Heidän esimerkkinsä ja tukensa varmistaminen hankkeelle on ensiarvoisen tärkeää. Työntekijöille luodaan odotus siitä, että toimintaan osallistuminen ei ole mahdollisuus vaan velvollisuus. Oikeanlaisen ilmapiirin muodostumista on hyvä tukea jakamalla oikeasta toiminnasta tunnustusta ja palkitsemisella siitä.
3. Ei kysytä liikaa
Kirjauksessa kannattaa pitää pakollisten tietojen määrä pienenä. Tyypillisiä tietoja ovat otsikko, kuvaus ja luokittelu. Jotta idean voidaan tarvittaesa kuvata monipuolisesti, on hyvä mahdollistaa tuki liitteille, kuville ja videotiedostoille. Jos organisaatiossa on paljon liikkuvia työntekijöitä, on syytä arvioida tarve mahdollisuudelle osallistua mobiililaitteilla.
4. Arvioidaan tehokkaasti
Nykyaikaisella aloitejärjestelmä mahdollistaa arvioinnin yhden tai useamman henkilön toimesta järjestelmässä ilman tarvetta tapaamiselle. Tarvittaessa arviointitehtävä voidaan reitittää luokittelun perusteella juuri oikeille asiantuntijoille, jolloin arviointitehtävät jakautuvat laajasti organiaatioon. Samalla voidaan varmistaa, että toteutuksesta päättävä arvioija on toteutuksesta vastaavasta organisaatiosta ja sitoutuminen idean toteutukseen syntyy. Arvioinnille on myös syytä määritellä selkeät vasteajat, joiden toteutumista seurataan raportoinnin avulla.
Opi, kuinka järjestää aloitetoimintaa Orchidealla: Aloitetoiminta Orchidealla demo [webinaaritallenne]
5. Annetaan palautetta
Henkilöstön yleisesti käyttämä kuvaus huonosti toimivasta aloitetoiminnasta on musta aukko. On parempi olla avoin ja antaa aloitejärjestelmän jakaa automaattisesti sähköpostitse tietoa arvioinnin edistymisestä. On tärkeää antaa palautetta ideasta, koska sillä on tärkeää rooli organisaatio oppimisen ja laajan osallistumisen jatkuvuuden kannalta. Palautteen ei tarvitse kuitenkaan olla novelli vaan muutama napakka faktapohjainen lause riittää hyvin.
Yhteenveto
Aloitetoiminnassa on helppo onnistua ja saada merkittävää hyötyä, jos pitää mielessä yllä mainitut vinkit. Riskitön kokeileminenkin nykyaikaisen aloitejärjestelmän avulla onnistuu helposti Orchidean ilmaisen kokeiluversion avulla. Vinkit onnistuneen lanseeraukseen elementteihin saat blogi-kirjoituksestamme: näin lanseeraat aloitetoiminnan kuin mestari.
