Kuinka hallita ideoita onnistuneesti? - Opas ideanhallintaan

Innovaatiot edistävät yrityksen kasvua ja pysymistä relevanttina. Ne ovat menestyksen ytimessä. Innovointi taas lähtee liikkeelle ideoiden tuottamisesta. Yritykset usein kannustavat työntekijöitään innovatiivisuuteen ja uusien ideoiden kehittämiseen. Nämä ideat jäävät kuitenkin vain ideoiksi ilman järjestelmällisiä ja harkittuja prosesseja, eivätkä siiirry toteutetuiksi innovaatioiksi. Tässä järjestelmällinen ideanhallinta astuu kuvaan.

Tässä artikkelissa käymme läpi seuraavia aiheita:

1. Mitä on ideanhallinta: nopea määritelmä
2. Ideanhallinta vs. innovaatiojohtaminen?
3. Miksi ideanhallintajärjestelmää tarvitaan?
4. Mitä pitää pitää mielessä ideoiden hallinnassa?
5. Tyypillinen ideanhallintaprosessi
6. Esimerkkejä erilaisista menetelmistä
7. Ideoiden arviointimallit
8. Ideanhallintaohjelmiston hyödyt
9. Vinkkejä ideoiden hallintaan

Mitä on ideanhallinta: nopea määritelmä

Ideoiden hallinnassa keskitytään ensisijaisesti ideoiden luomiseen, kehittämiseen ja toteuttamiseen. Tavoitteena on luoda arvoa ideoista ja viedä ne käytäntöön.

Gartner määrittelee ideanhallinnan seuraavalla tavalla:

"Ideanhallinta on jäsennelty prosessi, jossa tuotetaan, tallennetaan, keskustellaan ja parannetaan, organisoidaan, arvioidaan ja priorisoidaan arvokkaita ajatuksia tai vaihtoehtoisia ajattelutapoja, jotka eivät muuten olisi tulleet esiin tavanomaisten prosessien kautta." 

Eräässä tutkimuksessa (Brem & Voigt, 2007) todetaan, että ideoiden hallinnalla pyritään tuottamaan, arvioimaan ja valitsemaan ideoita tehokkaasti. Ideanhallinnasta tekee haastavaa muutama asia. Ensinnäkin se, kuinka ideoita voidaan kerätä ja kehittää järjestelmällisesti. Ja toiseksi ideoiden looginen ja oikeudenmukainen arviointi ja valinta siten että yrityksen tulevan menestyksen kannalta potentiaalisimmat erottuvat.

Ideanhallinta vs. innovaatiojohtaminen?

Termi ideanhallinta sekoitetaan joskus innovaatiojohtamiseen. Itse asiassa ne ovat kaksi erilaista mutta toisiinsa liittyvää käsitettä.

Tässä on niiden ero: Innovaatiojohtaminen on prosessi, jonka avulla organisaatio hallinnoi ja toteuttaa innovaatioita. Se sisältää innovaatioprosessin kaikkien osa-alueiden hallinnan. Kyse on organisaatiorakenteista ja -menetelmistä, jotka auttavat organisaatiota edistämään innovointia ja toteuttamaan uusia ideoita.

Ideanhallinta on toisaalta innovaatiojohtamisen osaprosessi. Se on järjestelmä, joka auttaa ideoiden tuottamisessa, kehittämisessä ja toteuttamisessa. Organisaatiot käyttävät yleensä ideanhallintajärjestelmiä täydentämään innovaationhallintaprosessejaan. Ideanhallinta tapahtuu innovaatiojohtamisen eturintamassa.

Ideanhallinnan asemaa innovaatioprosessissa kuvataan alla olevassa kuvassa.

Kokemuksemme mukaan useimmat organisaatiot alkavat keskittyä systemaattiseen ideanhallintaan, kun niillä on systemaattinen projektinhallinta ja kun ne haluavat soveltaa samaa systemaattista lähestymistapaa ideointiin. Toinen tyypillinen ajuri on tarve parantaa liiketoiminta- ja innovaatiostrategian yhteyttä. PwC Strategy& tutkimuksen mukaan yrityksillä, joiden liiketoiminta- ja innovaatiostrategiat olivat tiukemmin linjassa keskenään, oli 40 prosenttia korkeampi liikevoiton kasvu kolmen vuoden aikana ja 100 prosenttia korkeampi osakkeenomistajien kokonaistuotto kuin toimialan vertaisyrityksillä, joiden strategioiden linjaus oli heikompi.

Miksi ideanhallintajärjestelmää tarvitaan?

Innovaatiomenestyksen lisäämiseksi organisaatioiden on rakennettava järjestelmä. Järjestelmä säätelee tapaa, jolla tietoa kerätään ja toimitaan. Yritysten työntekijöissä on yleensä runsaasti innovaatiopotentiaalia, ja organisaatiot voisivat hyötyä merkittävästi koko organisaation sitouttamisesta ideoiden jakamiseen. Tämän organisoimiseksi tarvitaan ideoiden hallintaa. Se auttaa hallitsemaan ideointia systemaattisesti ja luo perustan innovoinnille.

"Every employee has the capacity for innovative ideas but it depends on idea management to use this capacity" (Saatciouglu, 2002)

Ideoiden hallinta on tärkeää, koska se:

• Kannustaa työntekijöiden luovuutta uusien ideoiden tuottamiseen.
• Kokoaa kaikki ideat yhteen paikkaan
• Auttaa arvioimaan ja priorisoimaan ideoita
• Auttaa toteuttamaan parhaat ideat
• Tehostaa innovaatioprosessia
• Lisää innovoinnin onnistumisen mahdollisuuksia

Ideoiden johtaminen on olennainen osa innovaatioiden johtamista. Se on yleisesti ottaen systemaattisen liikkeenjohdon olennainen pilari. Käyttämällä ideanhallintajärjestelmää organisaatiot voivat hyödyntää koko innovaatiopotentiaalinsa ja lisätä kasvumahdollisuuksiaan.

Mitä pitää pitää mielessä ideoiden hallinnassa?

Kun määritellään ideoiden hallinnan lähestymistapaa, ensimmäinen kysymys, johon on vastattava, on se, miksi organisaatio haluaa hallita ideoita. Tyypillisiä syitä ovat:

• Uusien tuotteiden tai palvelujen kehittäminen
• Parannetaan nykyisiä tuotteita tai palveluja
• Löytää uusia tapoja tehdä asioita
• Säästää kustannuksia
• Luo uusia tulovirtoja

Kun tarkoitus on selvä, on helpompi määritellä, miten ideoita pitäisi hallita. Sen jälkeen on määriteltävä, kuka vastaa eri tehtävistä ideoiden hallinnassa ja mikä on eri sidosryhmien rooli prosessissa. Idealle, aiheelle tai kampanjalle olisi hyvä nimetä vastuuhenkilö. Managerin tehtävänä on lähettää arviointipyynnöt ja varmistaa, että ideat etenevät prosessissa.

Ideoiden hallinnassa on muutamia keskeisiä asioita, jotka on hyvä muistaa:

1. Määrittele ideointiprosessin laajuus ja tavoitteet.
2. Valitse oikea arviointimalli
3. Varmista avoimuus ja oikeudenmukainen arviointiprosessi
4. Varmista, että kaikki asiaankuuluvat sidosryhmät ovat sitoutuneet tehtäviinsä prosessissa.
5. Viestitä ideointiprosessin tuloksista kaikille asianomaisille sidosryhmille.

Ideanhallinta on olennainen osa innovaatioprosessia, ja sen onnistuminen on ratkaisevan tärkeää innovaatioprosessin onnistumisen varmistamiseksi. Parhaiden käytäntöjen noudattaminen auttaa yritystäsi menestymään.

Tyypillinen ideanhallintaprosessi

On olemassa erilaisia ideanhallintastrategioita, joilla kullakin on omat erityispiirteensä ja -menetelmänsä. Niillä on kuitenkin useimmiten sama perusprosessi:

1. Ideoiden luominen ja kerääminen: Ensimmäisessä vaiheessa kerätään ideoita työntekijöiltä, asiakkailta ja sidosryhmiltä. Ideoita voi kerätä aivoriihen, innovaatiokilpailujen tai muiden luovien menetelmien avulla. Tärkeintä on kannustaa työntekijöitä ideoimaan. 

2. Ideoiden kehittäminen: Tässä vaiheessa ideat jalostetaan toteuttamiskelpoisiksi ratkaisuiksi. Varmista, että aktivoit osallistujat kehittämään muiden ideoita, jotta saat parhaat ratkaisut.

3. Ideoiden arviointi: Tässä vaiheessa ideat seulotaan, jotta löydetään ne, joita kannattaa edistää. Tässä vaiheessa olisi oltava avoimet arviointikriteerit, etukäteen määritelty prosessi ja vastuuhenkilöt. On olemassa erilaisia arviointimalleja, joita kuvaamme myöhemmin.

4. Ideoiden valinta: Tässä vaiheessa valitaan parhaat ideat jatkokehitystä ja toteutusta varten. Hyväksytyt ideat siirtyvät suoraan seuraavaan vaiheeseen eli toteutukseen tai esimerkiksi asiakaskartoitukseen, jota seuraa toteutus. Varmista, että sinulla on suunnitelma ja toteutukseen tarvittavat resurssit. Muut ideat tallennetaan arkistoon odottamaan tulevia tarpeita tai yhdistämistä eri konsepteihin.

5. Ideoiden toteuttaminen: Tässä vaiheessa ideat siirretään käytäntöön. Varmista, että kommunikoit toteutuksesta, jotta motivaatio osallistua jatkossa kasvaa.

6. Tulokset: Tässä vaiheessa seurataan koko prosessia, kerätään palautetta ja viestitään tuloksista. Tässä vaiheessa voit myös nauttia innovaation hyödyistä.

Ideoiden hallintaan on olemassa erilaisia tapoja, ja paras tapa riippuu organisaation tarpeista ja resursseista. Ideanhallinnan avuksi on saatavilla siihen tarkoitettuja ohjelmistoja, mutta se on mahdollista toteuttaa myös ilman erityistä ideajohtamisen alustaa. Tärkeintä on, että käytössä on suoraviivainen prosessi, jonka avulla ideoita voidaan tuottaa, kerätä ja arvioida jäsennellysti.

7 yleistä virhettä ideanhallintaprosessin rakentamisessa

1. Prosessin tekeminen liian monimutkaiseksi. Olemme havainneet, että joillakin organisaatioilla on taipumus luoda monimutkaisia prosesseja. Ehdotamme, että aloitat yksinkertaisesta prosessista. Muutaman kuukauden kuluttua voit tunnistaa puuttuvat elementit, jotka voidaan helposti lisätä.
   
   
2. Unohdetaan, miksi innovaatioprosessia kutsutaan suppiloksi. Kaikki ideat eivät pääse toteutukseen asti. Prosessi on suunniteltu suodattamaan vähemmän toteuttamiskelpoiset ideat pois, jolloin lupaavimmat ideat pääsevät eteenpäin.
   
3. Tarpeettoman tiedon kerääminen. Minimoi idean lähettäjältä vaadittavat tiedot, sillä se lisää ideoiden määrää. Innovaatiotoiminnassa suurempi määrä johtaa lopulta parempaan laatuun.
   
   
4. Ideoiden lähettäjät eivät koskaan saa palautetta; yleisin epäonnistuneen ideanhallinnan yhteydessä käytetty ilmaisu on "musta aukko", ideat katoavat, eivätkä ideoiden tekijät koskaan kuule niistä.
   
5. Säännöllistä viestintää ei ole sisällytetty prosessiin. Onnistumisista tiedottaminen lisää motivaatiota jatkaa osallistumista.
   
   
6. Strategia ja tavoitteet eivät ole sidoksissa arviointiin. Muodosta arviointikriteerit, joiden avulla ideoita voidaan arvioida suhteessa strategisiin tavoitteisiin. Strategian ja tavoitteiden kanssa linjassa olevien ideoiden toteuttamisen todennäköisyys on suurempi, mikä puolestaan lisää ylimmän johdon tyytyväisyyttä ja sitoutumista ideanhallintaprosessiin.
   
   
7. Kaikki ideat ovat johtajien päätettävissä: Johtajien ei pitäisi joutua tekemään päätöksiä jokaisesta pienestä ideasta, koska se käy työlääksi. Pienemmät ideat voidaan toteuttaa ja käsitellä ilman johtajan arviointia.

Esimerkkejä erilaisista menetelmistä

Jatkuva ideointi

Jatkuva, avoin ideointi, kuten esimerkiksi aloitelaatikko, voidaan toteuttaa kahdella tavalla: säännöllisellä, esimerkiksi kuukausittaisella käsittelyllä tai sen mukaan, milloin idea esitetään.

Ensimmäisessä tapauksessa on yleensä aika, esimerkiksi yksi viikko joka kuukausi, jolloin käydään läpi kuukauden aikana toimitetut ideat. Jälkimmäisessä tapauksessa arvioit idean sovitun ajanjakson aikana, esimerkiksi kaksi viikkoa idean jättämisen jälkeen.

Tuote- ja palvelukehitys

Tuote- ja palvelukehityksessä keskitytään nykyisten tuotteiden ja palvelujen parantamiseen tai uusien kehittämiseen. Tällöin on usein useita hyviä ideoita, mutta niiden toteuttaminen on kalliimpaa. Investoinnit tuotekehitykseen ovat usein suurempia, ja vastaavasti odotukset sijoitetun pääoman tuotosta ovat korkeammat. Vaikka ideoita on paljon toteutettavaksi, yritysten on oltava strategisia valintojensa suhteen, kun otetaan huomioon budjetti ja resurssirajoitukset.

Arviointi on usein perusteellisempaa ja numeerista. Ideatyypistä riippuen on erilaisia kriteerejä arviointiin. Yleensä tuotekehityksessä käytetään RICE:n kaltaisia arviointimalleja tai perinteistä numeerista arviointia. Arvioinnissa voidaan tarkastella myös toteutettavuutta ja markkinapotentiaalia.

Ideakampanjat

Ideakampanjat, kuten innovaatiokilpailut, tuottavat tehokkaasti ideoita tietystä aiheesta ja keräävät ideoita laajalta joukolta asiaankuuluvia sidosryhmiä. Näissä ideoiden hallinta on sidoksissa kilpailun aikatauluun. Innovaatiohaasteessa on vaiheet ideoiden keräämiselle, kehittämiselle, arvioinnille ja parhaiden ideoiden valinnalle. Ideoiden hallinta tapahtuu haasteen aikataulun mukaisesti.

Koska ideoiden luomiseen ja kehittämiseen on haasteessa vain rajallinen aika, on tärkeää viestiä säännöllisesti ja aktivoida osallistujia. Yleensä ideoita arvoi asiantuntijapaneeli. Ideoiden arvioinnissa käytettävät kriteerit vaihtelevat haastekohtaisesti, mutta niihin kuuluvat yleensä omaperäisyys, toteutettavuus ja sopivuus aiheeseen.

Ideoiden arviointimallit

Ideoita voidaan arvioida monin eri tavoin. Erilaiset ideointiprosessit, tavoitteet ja päämäärät vaativat omat kriteerinsä ja arviointimallinsa. Suosittelemme, että valitset ja kommunikoit ideoiden arviointimallin etukäteen, jotta ideoiden hallinta olisi saumatonta ja oikeudenmukaista. Tässä on muutamia esimerkkejä:

Asiantuntijalausunnot

Tässä mallissa asiantuntijat tarkastelevat ideoita. Mallia suositaan silloin, kun organisaatio haluaa uusia näkökulmia tai kun monimutkaiset käsitteet vaativat syvällistä ymmärrystä. Arviointi perustuu asiantuntijoiden mielipiteisiin, eikä ideoita arvioida numeerisesti. Arviointi voi olla yksinkertainen tekstimuotoinen palaute kysymykseen "Toteuttaisitko tämän idean?" tai laajempi lausunto idean toteutettavuudesta.

Numeerinen arviointi

Tämä on jäsennellympi tapa arvioida ideoita ja käyttää kvantitatiivisia kriteerejä ehdotusten arvioinnissa. Arviointi tapahtuu 3-4 kriteerin perusteella. Voit esimerkiksi arvioida uutta tuoteideaa sen potentiaalisen markkinakoon, toteutettavuuden ja yrityksen strategian mukaisuuden perusteella. Tämä arviointitapa soveltuu parhaiten silloin, kun arvioitavia ideoita on paljon ja yritys haluaa keskittyä muutamaan potentiaalisimpaan. Tässä tapauksessa kukin asiantuntija antaa idealle arvon (1-5) kunkin valitun kriteerin osalta. Kriteerit voivat olla esimerkiksi toteutettavuus, vaikutus tai uutuus.

Painotettu arviointi

Painotettu arviointi on samanlainen kuin numeerinen arviointi, mutta kutakin kriteeriä painotetaan sen tärkeyden mukaan. Jos siis yrityksen strategiaa pidetään tärkeämpänä kuin potentiaalisten markkinoiden kokoa, se vaikuttaa lopulliseen pistemäärään merkittävämmin.

RICE -malli

RICE mallia käytetään yleisesti tuotekehityksessä aloitteiden arviointiin ja priorisointiin. Se on lyhenne sanoista Reach, Impact, Confidence ja Effort. Se on ihanteellinen, kun sinulla on paljon ideoita ja haluat keskittyä muutamaan vaikutuksiltaan merkittävään. Tällöin kukin arvioija antaa idealle arvon (1-5) neljän kriteerin osalta.

On tärkeää muistaa, että riippumatta siitä, minkä arviointimallin valitset, sinun on varmistettava, että arviointi on mahdollisimman oikeudenmukainen. Tämä tarkoittaa, että kaikilla sidosryhmillä on oltava mahdollisuus tutustua kriteereihin ja että prosessin on oltava avoin.

Monivaiheinen arviointi

Monivaiheinen arviointi sopii erinomaisesti suuren ideamäärän tehokkaaseen arviointiin. Ensimmäinen kierros on nopea "kyllä - ehkä - ei" -arviointi, joka vähentää nopeasti ehdotusten määrää. Yksityiskohtaisempi numeerinen arviointi, jossa käytetään useita arviointikriteerejä, tehdään vain viimeisellä kierroksella valituille ideoille, jolloin arvioijat voivat keskittää aikansa vain olennaisimpiin ideoihin.

Ideanhallintaohjelmiston hyödyt

Ideoidenhallintaohjelmiston käytöllä on useita etuja, etenkin jos ideointiprosessi on laaja. Ennen kaikkea ideanhallintatyökalut helpottavat ideoiden keräämistä kaikilta olennaisilta sidosryhmiltä. Se tarjoaa omistetun tilan luovuudelle. Näin voit olla varma, että kaikki ideat kerätään yhteen paikkaan eivätkä ne häviä prosessin aikana.

Toiseksi ideoidenhallintaohjelmisto auttaa sinua seuraamaan ideoita. Kun kaikki on yhdessä paikassa, niiden tarkastelu ja vertailu on helppoa. Se säästää aikaa ja resursseja, kun ei tarvitse käydä läpi eri kanavia lajitellessasi ja suodattaessasi ideoita. Näet esimerkiksi helposti, mitkä ideat asiantuntijat ovat arvioineet tai mitkä ovat työntekijöiden keskuudessa suosituimpia.

Toinen hyöty ideoidenhallintaohjelmistosta on se, että se voi auttaa parantamaan viestintää ja yhteistyötä organisaation sisällä. Ideointi on nimittäin prosessi, joka edellyttää eri sidosryhmien yhteistyötä.

Ideanhallintatyökalujen käyttö voi myös auttaa säästämään aikaa ja resursseja. Sen avulla voit automatisoida tehtäviä, kuten muistutusten lähettämisen tai projektipäälliköiden nimeämisen ideoille. Joissakin ideanhallintaohjelmistoissa on myös tekoälyominaisuuksia. Tekoälyavusteinen ideanhallinta voi auttaa säästämään aikaa ja vaivaa tekoälyavusteisen arvioinnin, ideoiden ryhmittelyn tai ideoiden tuottamisen avulla.

Ideanhallintaohjelmiston avulla voit myös seurata ideointiprosessin suorituskykyä. Raportoinnin ja analytiikan tarkoituksena on auttaa sinua mittaamaan prosessisi onnistumista ja parantamaan sitä tulevaisuutta varten.

Lopuksi monet ideanhallinta-alustat tarjoavat ominaisuuksia, jotka auttavat sinua arvioinnissa. Joissakin alustoissa on esimerkiksi sisäänrakennettu automaatio arviointia varten, numeerisen arvioinnin ominaisuuksia ja mahdollisuus jakaa tehtäviä.

Organisaatio voi edetä muutamien hyvien ideoiden pohjalta ilman erityistä ohjelmistoratkaisua. Jos ideoita on kuitenkin kymmeniä, ideoiden hallintaohjelmisto säästää aikaa ja tarjoaa raportointia prosessista. Voit aloittaa Orchidean ilmaisversion käytön nopeasti jo tänään ja helpottaa ideoiden hallintaa.

Vinkkejä ideoiden hallintaan

Seuraavassa on muutamia vinkkejä tehokkaaseen ideoiden hallintaan:

• Kannusta kaikkia osallistumaan: Varmista, että kaikki organisaatiossa tietävät, että he voivat ja heidän tulisi osallistua ideointiin. Kannusta työntekijöitä ideoimaan uusia ideoita ja tee niiden esittämisestä helppoa.
  
  
• Tee siitä osa kulttuuria: Innovoinnin pitäisi olla osa organisaation kulttuuria. Ideointi pitäisi nähdä myönteisenä ja työn kannalta olennaisena asiana.
  
  
• Määrittele prosessi: Varmista, että ideoiden hallinnalle on olemassa selkeä prosessi, jotta kaikki tietävät, mitä tehdä ja miten ideoita käsitellään.
  
  
• Arvioi ideoita objektiivisesti: Ideat olisi arvioitava puolueettomasti ennalta määriteltyjen kriteerien perusteella. Varmista, että arviointi on oikeudenmukaista ja että parhaat ideat tuodaan esiin.
  
  
• Viesti säännöllisesti: Viestintä on ratkaisevan tärkeää ideoiden hallinnassa. Varmista, että kaikki tietävät, mitä prosessissa tapahtuu, ja että osallistujat ovat ajan tasalla ideoidensa edistymisestä. Säännöllinen viestintä pitää myös ideoinnin ihmisten mielessä.
  
  
• Hanki palautetta: Pyydä palautetta ideanhallintaprosessista, jotta voit jatkuvasti parantaa sitä.
  
  
• Juhli menestystä: Kun toteutat idean, juhli onnistumista. Se kannustaa osallistumaan ja antamaan uusia ideoita.

Yhteenveto

Ideanhallinta on prosessi, jonka avulla organisaatiot voivat tuottaa, kehittää ja toteuttaa uusia ideoita. Ideanhallintaan on olemassa erilaisia malleja, ja sopiva malli riippuu organisaatiosta ja sen tarpeista. Olennaista on kuitenkin varmistaa, että prosessi on oikeudenmukainen ja tasapuolinen ja että parhaat ideat valitaan jatkokehitykseen.

Ideanhallintaohjelmistot voivat olla yrityksille suuri apu ideoiden hallinnassa. Tarjolla on erilaisia ratkaisuja, ja ne tarjoavat erilaisia ominaisuuksia. Useimmat niistä tarjoavat kuitenkin toimintoja prosessin tehostamiseksi.

Onnistuneen ideanhallinnan tärkeitä neuvoja ovat muun muassa kaikkien rohkaiseminen osallistumaan, sen tekeminen osaksi kulttuuria, prosessin määrittely, ideoiden objektiivinen arviointi, säännöllinen yhteydenpito ja palautteen saaminen. On myös tärkeää juhlia onnistumisia, kun ideoita toteutetaan.

Mitä ajatuksia sinulla on ideoiden hallinnasta? Jaa parhaat vinkkisi kommenteissa!

Orchidea on monipuolinen innovaatiotyökalu, joka tarjoaa ratkaisuja kaikkiin innovaatiotoimintoihin pienen tiimin aivoriihistä joukkoistamiseen. Kerää ideoita kaikilta sisäisiltä ja ulkoisilta sidosryhmiltä pysyvillä kanavilla tai kampanjoilla, kuten innovaatiohaasteilla ja digitaalisilla työpajoilla.

Lähteet:

• Brem, A.& Voigt, K-I. (2007). Innovation management in emerging technology ventures – the concept of an integrated idea management. Int. J. Technology, Policy and Management, Vol. 7, No. 3, .304–321
• Gerlach, S. & Brem, A. (2017). Idea management revisited: A review of the literature and guide for implementation. International Journal of Innovation Studies. 1. 144–161.
• Saatciouglu, A. (2002). Using grounded inquiry to explore idea management for innovativeness. Academy of Management Proceedings. 2002. C1-C6.