Innovatiivinen yritys - 12 kohdan rakettistartti lanseeraukseen

Innovatiivinen yritys on uutta luova ja uudistumiskykyinen. Tämän nykyään niin yleisen tavoitetilan taustalla on entistä nopeammin muuttuva maailma, joka on armoton paikalleen jämähtäneille: nykyään 75 % Yhdysvaltojen arvokkaimpien yritysten S&P 500 listalla olevista yrityksistä vaihtuu toiseksi 16 vuoden aikana.

Uuden kehittämiseen panostaneet menestyvät entistä paremmin, sillä kaikkein innovatiivisimmat yritykset loivat 12.4 prosenttiyksikkö enemmän tuottoja sijoittajilleen kuin muut yritykset. Myös työntekijät viihtyvät paremmin luovassa ilmapiirissä: innovatiivisimmat 25 % yrityksistä saavuttivat työntekijän suositteluindeksissä arvon 23, muiden yritysten keskiarvon ollessa -56.

OK, luovuus on siis tavoiteltavaa ja hyödyllistä, mutta miten innovointi lanseerataan onnistuneesti. Me Orchidealla olemme tehneet töitä Suomen innovatiivisimpien organisaatioiden kanssa jo yli 15 vuotta ja koostimme kokemuksiemme pohjalta vinkkilistan toiminnan onnistuneen aloittamisen tueksi.

1. Ymmärrä nykytila

Toimintaa on vaikea muuttaa ellet tiedä mitä olet muuttamassa. Siksi ensimmäiseksi on hyvä porautua toiminnan nykytilaan. Analyysissa on hyvä paneutua seuraaviin aiheisiin

• Miten suhtaudumme uusiin ideoihin ja niihin liittyviin riskeihin?
• Kuinka asiakaslähtöisiä me olemme?
• Miten aikaisemmat innovaatiot ovat ovat syntyneet? Ovatko ne olleet top-down vai bottom-up hankkeita? Mitkä tiimit osallistuivat niihin?
• Missä hankkeissa olemme epäonnistuneet? Mitä voimme oppia niistä?
• Miten teemme päätöksiä?
• Kuinka hyvin seuraamme uusia trendejä ja ilmiöitä?
• Miten suhtaudumme epäonnistumiseen?
• Minkälaista osaamista meillä on?

Nykytilaa on tärkeää tarkastella kriittisesti ja määritellä ne ilmiöt, joita pitää muokata halutun muutoksen onnistumiseksi. Muutokselle on hyvä asettaa konkreettiset tavoitteet, jotka otetaan osaksi koko hankkeen tavoitteita.

2. Päätä suunta ja aseta tavoitteet

Menestyneiden yritysten innovaatiotoiminta on hyvin linjassa liiketoiminnan tavoitteiden ja strategian kanssa. Silloin vältetään valitettavan yleinen tilanne, jossa hyviksi koetut ideat eivät menesty niiden ollessa ristiriidassa liiketoimintatavoitteiden kanssa. Kun henkilöstölle kerrotaan selkeästi etukäteen minkä tyyppisiä ideoita heiltä kaivataan, vältetään turhautuminen yleisellä tasolla hyvien, mutta huonosti organisaation tavoitteita tukevien ideoiden kanssa.

Toiminnalle on hyvä asettaa konkreettisia mitattavia tavoitteita. Esimerkkejä yleisesti käytetyistä tavoitteista ovat

• Ideoiden määrä
• Hyväksyttyjen tai kehitettäväksi valittujen ideoiden ja projektien määrä
• Ideoita kehittävien kommenttien määrä
• Innovointiin osallistuvien henkilöiden osuus henkilöstöstä
• Ideoiden käsittelyaika

3. Pilotoi innostuneiden kanssa

Lähes poikkeuksetta toiminta saadaan leviämään parhaiten koko organisaatioon pilotoimalla toimintaa ensin innostuneimpien yksiköiden kanssa. Syinä tähän ilmiöön ovat

• Innostuneet johtajat saavat innostuksen tartutettua tiimeihinsä ja demonstroivat omalla esimerkillään ja osallistumisellaan toiminnan olevan tärkeää
• Kun osallistujat ovat innostuneita hankkeesta, alussa on usein ilmenevät puutteet ja virheet eivät aiheuta ongelmia. Pienemmässä mittakaavassa myös korjaavien toimenpiteiden tekeminen on helpompaa ja nopeampaa.
• Innostuneissa yksiköissä parhaiden ideoiden toteutus tapahtuu nopeasti, jolloin saadaan nopeammin esimerkkejä muulle organisaatiolle uuden toimintamallin toimivuudesta
• Kun tieto hyvistä tuloksista leviää, saadaan muut pilotin ulkopuolella olevat tiimit haluamaan mukaan toimintaan

Jos pilotointiin ei löydy innovoinnista aikuisten oikeasti innostuneita yksikköjä, on syytä pohtia kriittisesti johdon sitoutumista hankkeeseen sekä hankkeen jatkamisen mielekkyyttä.

4. Luo integroitu toimintamalli

Toiminta on tärkeää integroida mahdollisimman hyvin organisaation nykyiseen toimintamalliin ja pyrkiä välttämään pelkästään innovaatiotoiminnalle omistettujen prosessin luomista. Tässä muutamia esimerkkejä integroinnista

• Päätöksenteko integroidaan osaksi olemassa olevaa kehitystoiminnan päätöksentekoa. Pienemmistä ideoista päätökset tehdään olemassa olevan organisaatiorakenteen puitteissa.
• Palkitseminen noudottaa organisaation yleistä palkitsemiskäytäntöä ja toiminnalle asetaan omat tavoitteita osaksi vuositavoitteita.
• Toiminnassa syntyneet, ei toteutetut ideat käydään läpi aina, kun olemassa olevaa tuotetta, palvelua tai prosessia kehitetään. Ideat toteutus on nimittäin paljon helpompaa ja kustannustehokkaampaa tehdä samalla kuin muun kehittämisen kanssa.
• Toiminnan tarjoamia työkaluja kuten innovaatiokilpailua, aivoriihiä ja työpajoja hyödynnetään vuosisuunnittelussa ja aloitettaessa uusia projekteja. Opi erilaisista innovaatiomenetelmistä webinaaristamme 27 työkalua innovointiin.
• Toiminnan tunnuslukujen seuranta tuodaan osaksi johtoryhmä- ja esimiestyötä

Yleensä ideoiden keräämiselle ja käsittelylle on tarvetta luoda oma prosessinsa tai nykyistä prosessia on syytä muokata. Innovaatioiden syntymistä tutkimalla on opittu, että ideat kehittyvät laadukkaammiksi, kun niistä keskustellaan ja sparraillaan. Samalla organisaatiossa syntyy laajempi sitoutuminen ideaan, kun ihmiset ovat pystyneet tuomaan oman kantansa esiin keskustelussa. Tämän takia idean kirjaamisen jälkeen on hyvä pyrkiä osallistamaan henkilöstöä idean yhteiskehittämiseen.

Huomioitavia asioita toimintamallia määriteltäessä ovat

• Avoin toimintamalli, jossa kaikki tieto on käyttäjien nähtävissä lisää luottamusta ja luo positiivista painetta asioiden edistymiselle käyttäjien voidessa tarkistaa syntyneiden ideoiden tilanteen innovaatio-ohjelmistosta.
• Yksinkertainen toimintamalli on yleensä paras. Monimutkainen ja byrokraattinen toimintamalli voi tuntua paperilla hyvältä, mutta tekee toiminnasta helposti raskasta ja pidentää käsittelyyn kestävää aikaa. Jos pilotin aikana huomataan tarvetta kehittää toimintamallia, on se helppo tehdä ja perustuu todennäköisemmin oikeaan tarpeeseen.
• Päätökset ideoista kannattaa tehdä niiden henkilöiden toimesta, joiden vastuulla toteuttaminen on. Tällöin he pystyvät arvioimaan realistisesti idean sopivuutta muuhun kehittämiseen ja olemassa olevaan työkuormaan.
• Toimintamallin kuvauksessa on hyvä olla ainakin
• Vaiheet ja niiden nimet
• Vaiheen ajallinen kesto
• Vaiheen vastuuhenkilöt tai -roolit
• Tyypillisiä prosessin alkupään vaiheita ovat
• Ideointi ja keskusteleva yhteiskehittäminen
• Arviointi
• Valittujen ideoiden jatkokehitys
• Päätöksenteko toteutuksesta tai kehitysprojektin aloittamisesta

5. Sitouta johto ja esimiehet

Organisaatio johto ja esimiehet pystyvät vaikuttamaan omalla toiminnallaan merkittävästi henkilöstön innokkuuteen osallistua toimintaan. On tärkeää varmistaa, että he tietävät miksi toimintaan on päätetty lähteä. Heille kannattaa antaa esimerkkejä siitä, miten he voivat auttaa toiminnan lanseeraamisessa. Samalla voi tuoda esille myös toimintamalleja, joista voi olla haittaa onnistumisen kannalta.

Avainhenkilöiden näkemykset on hyvä ottaa huomioon myös toimintamallia ja pilotointia suunniteltaessa. Ihmiset ovat tyypillisesti sitoutuneempia muutokseen, kun he ovat päässeet itse vaikuttamaan sen toteutustapaan.

Samalla on hyvä käydä läpi johdon ja esimiesten tavoitteet ja varmistaa, etteivät ne ole ristiriidassa toiminnan tavoitteiden kanssa. Esimerkiksi tuntilaskutukseen perustuvassa liiketoiminnassa on tärkeää luoda mekanismi, joka varmistaa toimintaan osallistumisen mielekkyyden työntekijälle ja hänen esimiehilleen.

6. Motivoi osallistumaan

Aloitetoimintaan keskittyneen tutkimuksen mukaan tärkeimmät syyt aloitteiden tekemiseen ovat

• työntekijöiden turhautuneisuus työprosesseihin ja halu muuttaa niitä (23,2 %)
• halu parantaa organisaation menestystä (18,1 %)
• halu säästää organisaatiolta rahaa (17,9 %)
• henkilökohtainen tyytyväisyys (10,7 %)
• raha/lahjat (9,7 %)

Tutkimuksen pohjalta on helppo huomata, että henkilöstön motivoinnissa pääpaino pitäisi olla sisäisissä motivaattoreissa. Orchidean kokemuksen pohjalta tärkeintä on aktiivisten osallistujien, merkityksellisten ideoiden ja hyvien tulosten esille nostaminen. Konkreettinen toteutustapa on säännöllisesti myönnettävä huomionosoitus, joka voidaan myöntää vaikka parhaalle idealle ja kommentille tai aktiiviselle osallistujalle. Myös ideoita käsittelevien ihmisten arvokas työpanos on hyvä pitää mielessä huomiointia suunniteltaessa.

Erinomainen esimerkki symbolisesta huomioinnista on Colgate-Palmoliven tuotekehityksen jakamat puiset kolikot. Niitä jaettiin projekteja onnistumiseen vaikuttaneille ihmisille. Tavaksi muodostui, että saajat eivät pitäneet kolikoita itsellään vaan jakoivat niitä eteenpäin itseään auttaneille ihmisille.

Jos innovaatioista palkitaan rahallisessa, kokemuksemme mukaan palkitseminen kannattaa linkittää toteutuksesta syntyneeseen todelliseen hyötyyn. Lappeenrannan teknillisen yliopiston sisäistä joukkoistamista käsitelleessä tutkimuksessa palkitsemisen läpinäkyvyys ja yllä mainitut julkiset tunnustukset nousivat tärkeään rooliin. Tulosten mukaan myös palkitsemisen oikeudenmukaisuus oli henkilöstöstä tärkeää.

7. Koosta suunnitelma

Kun tämän listan kohdissa 1-6 käsitellyt asiat on saatu tehtyä, on niiden pohjalta hyvä tehdä toiminnalle vuosisuunnitelma. Siinä on hyvä aikatauluttaa seuraavia asioita:

• Toiminnan lanseeraus
• Suunniteltujen innovaatiokilpailujen ja työpajojen aikataulut sekä niiden teemat
• Palkitseminen ja huomiointi
• Viestintä
• Koulutukset
• Toiminnan tavoitteiden seuranta osana muiden avaintavoitteiden seurantaa
• Toiminnasta vastaavan ryhmän seurantapalaverit

8. Lanseeraa toiminta

Lanseeraus on hyvä tehdä niin, ettei sitä seuraavina kuukausina ole pitkiä lomajaksoja. Muuten riskinä on, että osallistuminen jää heikoksi henkilöstön keskittyessä pöydän putsaamiseen ennen lomia. Ja loman aikana koko asia unohtuu helposti ja siksi lanseeraus joudutaan käytännössä uusimaan heti loman jälkeen.

Kuten alussa kirjoitin, suuressa organisaatiossa toimintaa kannata ensi pilotoida 2-3 kuukauden ajan innostuneissa yksiköissä. Pilotoinnin pohjalta toiminnan puutteita voidaan paikata ja pilotin osallistujat voivat toimia sisäisenä referenssinä toimintaa laajennettaessa. Pilotointi helpottavat myös uusien käyttäjien osallistumista, kun innovaatiojärjestelmässä on valmiina sisältöä.

Toiminta on syytä lanseerata osallistujille näkyvästi hyödyntäen kaikkia mahdollisia viestintäkanavia. Lanseeraukseen ei siis riittää uutisen lisääminen intranettiin ja yhden sähköpostin lähetys. Tässä esimerkkejä onnistuneista lanseerauksista

• Lanseeraus on erillinen tapahtuma tai osa kuukausi- tai kvartaalipalaveria. Samalla lanseerataan kilpailu, jossa on myös palkintoja.
• Innovaatiotiimi kiertää tiimipalavereissa kertomassa toiminnasta
• Asetetaan tavoite ensimmäisen kuukauden ideamäärälle ja tavoitteen täyttymisestä viestitään säännöllisesti.
• Tiimi seuraa uusia ideoita ja keskustelua ja palkitsee pikapalkkinnoilla aktiivisia osallistujia. Sisäinen viestintä tekee palkituista lyhyitä uutisia.
• Jokaisen työntekijän työpisteeseen on jaettu lanseerausaamuna pala innovaatiotoiminnan logoa. Etsimällä kollegat, joilla on oman palan kanssa yhteensopivat palat ja viemällä ne yhdessä kahvilaan jokainen saa leivoksen.
• Lanseerauksen yhteydessä lanseerataan innovaatiokilpailu, jossa kerätään ideoita strategisesti tärkeään teemaan.
• Lanseerauksen jälkeiset ensimmäiset ideat käsitellään ja toteutetaan erityisen nopeasti. Toteutuksista tehdään uutisia.

9. Näytä esimerkkiä

Organisaation johdolla ja esimiehillä on käsissään erittäin tehokas ase kulttuurin muokkaamiseen: oma esimerkki. Kulttuuri muokkautuu ihmisten tekemisen ja tekemättä jättämisten pohjalta. Vaikka johto ja esimiehet puhuisivat kuinka paljon ja kauniisti uudistumisen ja innovoinnin tärkeydestä osallistumatta kuitenkaan itse mukaan toimintaan, tulokset voivat jäädä laihoiksi.

Konkreettisia tapoja esimerkin näyttämiseen ovat

• Ideoiden arviointi, käsittely ja toteutus on ripeää
• Innovaatiokilpailun parhaat keksijät kutsutaan esittelemään ideansa johtoryhmään
• Toiminnan tunnusluvut ovat osa johtoryhmän ja kvarttaalipalaverin liiketoimintakatsausta
• Esimiehet ottavat esille tiimipalavereissa ideoita ja niitä jatkokehitetään yhdessä
• Johtoryhmän assitentti pitää huolen, että jokainen johtoryhmän jäsen käy vuorollaan kommentoimassa innovaatiokilpailuun kirjauttuja ideoita.
• Johtoryhmän jäsenet osallistuvat toteutukseen valitun idean projektinryhmän kokouksiin
• Esimiehet ovat kiinnostuneita tiimiläistensä ideoista ja antavat aikaa niiden kehittämiseen

10. Tee päätöksiä

Yksi tehokkaimmista keinoista kiihdyttää tai hidastaa uuden toiminnan juurtumista organisaatioon on prosessiin liittyvä päätöksenteko. Hienon esimerkin tämän katalyytin onnistuneesta käytöstä antoi eräs tuotekehitysjohtaja, joka lanseerasi uuden rahoitusmallin radikaaleille innovaatiohankkeille. Hänen mukaansa ensimmäisenä rahoitusta hakenut idea ei ollut mitenkään erikoinen, mutta hän antoi sille silti saman tien rahoituksen, koska halusi viestiä organisaatiolle halusta kokeilla kaikenlaista uutta.

Edellisessä esimerkissä onkin sisäistetty hyvin päätöksenteon rooli muutoksenhallinnassa: toiminnan ensimmäisinä vuosina päätökset pitäisi tehdä niin, että ideoiden arvioinnissa painotus on 50 % muutoksenhallinnassa ja 50 % lopputuloksissa eli itse innovaatioissa.

Toiminnalle luonteenomaista on, että suurin osa hankkeista epäonnistuu ja vain pieni osa, yleensä alle 10 % onnistuu. Siksi päätöksenteon pitäisi olla sellaista, että mahdollisimman montaa potentiaalista ideaa testataan nopealle pienten kustannusten kokeilulla. Kehitystyötä jatketaan kokeiluista voittajina selvinneiden ideoiden kanssa.

Tämäntyyppiseen ketterien kokeilujen malliin sopii huonosti perinteinen pitkien liiketoimintasuunnitelmien kirjoittaminen. Kannattaakin pohtia tarkkaan, että minkätyyppistä esitystapaa tai suunnitelmaa ideoiden esittäjiltä vaatii. Käytännössä on usein tehokkaampaa käyttää aikaa 2-3 päivää vaikka idean testaamiseen asiakkaiden kanssa kuin 20 sivuisen liiketoimintasuunnitelman kirjoittamiseen.

11. Viesti, viesti, viesti

Toiminnan lanseeramisen jälkeen säännöllisellä viestinnällä on tärkeä rooli uuden toimintamallin pitämisessä ihmisten mielessä. Viestinnässä kannattaa hyödyntää kaikki organisaatiossa yleensäkin käytössä olevia kanavia kuten sähköpostia, intranettiä, tapahtumia, chattiä ja tiimipalavereita.

Viestinnässä esiin nostettavia asioita ovat mm.

• Toiminnan tavoitteiden kannalta esimerkillisesti ja toivotulla tavalla toimivat henkilöt
• Palkitut ja huomionosoituksia saaneet henkilöt
• Toteutettujen ideoiden ja niistä syntyneiden hyötyjen esittely
• Tietoa tulevista tapahtumista kuten kilpailuista tai työpajoista
• Mielenkiintoiset ideat, niiden keksijät ja keksimiseen liittyvät tarinat
• Toimintaan liittyvien ihmisten esittely

Toiminnan käsittely kuuluu luonnollisesti myös koko organisaatiolle pidettävien säännöllisiä katselmuksen kuten kvarttaalipalaverien tai toimitusjohtajan katsauksen sisältöön.

12. Seuraa ja paranna

Toiminnan pilotointi kannattaa tehdä mahdollisimman kevyellä ja suoraviivaisella mallilla. Yksi pilotoinnin tavoitteista on kerätä kokemusta ja muokata toimintamallia niiden pohjalta. Siksi toiminnasta vastaavaan tiimin on hyvä tavata säännöllisesti ja käydä läpi toiminnan tilaa. Tapaamisessa kannattaa käydä läpi ainakin seuraavia aiheita:

• Yleinen keskustelu tilanteesta
• Toteutussuunnitelman seuranta
• Tunnuslukujen seuranta
• Mahdolliset korjaavat toimenpiteet

Toimintamallin kehitys kannattaa toteuttaa lanseeraamalla pilotin ajaksi innovaatiokilpailun, johon kirjataan toimintamallin parannusehdotukset. Myös tiimin jäsenten on tärkeää kirjata omat ehdotuksensa tähän kilpailuun ja näyttää esimerkkiä avoimen yhteiskehittämisen toimintamallista.

Unohdimmeko jotain?

Tässä oli meidän vinkit innovaatiotoiminnan lanseeraukseen. Jos olet jaksanut lukea kirjoituksemme tänne saakka, niin sinulla on varmasti myös kokemusta aiheesta tai olet juuri keräämässä niitä. Kerro meille niistä kommentoimalla tätä blogia tai twitterissä @Orchideadev.

Orchidea on monipuolinen innovaatiotyökalu, joka tarjoaa ratkaisuja kaikkiin innovaatiotoimintoihin pienen tiimin aivoriihistä joukkoistamiseen. Kerää ideoita kaikilta olennaisilta sidosryhmiltä jatkuvan ideoinnin kanavien kautta tai kampanjoiden, kuten innovaatiohaasteiden ja digitaalisten työpajojen, avulla.

3 kuukauden kokeilujakso täältä!