Pohde:
- Pohde, Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue, vastaa
sosiaali-, terveys- ja pelastuspalveluista 30 kunnassa, kattaen esimerkiksi erikoissairaanhoidon, hammashoidon, mielenterveys- ja päihdepalvelut,
vammaispalvelut, ikääntyneiden palvelut ja ensihoidon. - Yksi Suomen laajimmista hyvinvointialueista, joka tarjoaa palveluita noin 416 000 asukkaalle työllistäen lähes 18 500 henkilöä.
- Pohde rakentaa maailman älykkäintä sairaalaa ja käyttää Orchideaa yhteiskehittämiseen yrityssektorin, henkilöstön ja asukkaiden kanssa, sekä järjestöyhteistyön toteutukseen. Orchideaa hyödynnetään monipuolisesti innovaatiotyöpajoista ja -kampanjoista jatkuvaan ideoiden keräämiseen.
Julkisen terveydenhuollon uudistaminen kuuluu kaikille
Pohde kehittää aktiivisesti toimintaansa tarjotakseen asukkaille entistä laadukkaampia terveydenhuoltopalveluja. Pohde on edelläkävijä julkisen terveydenhoidon kehittämisessä, mutta Suomen hyvinvointialueilla on myös lainmukainen velvoite kehittää palveluitaan. Lisäksi vuoden 2023 hallitusohjelma korostaa kehitystyötä erityisesti digitaalisten palveluiden osalta.
Terveydenhuollon alan globaalisti jaetut haasteet vaativat digitaalisia ratkaisuja, joiden kehittämiseen tarvitaan aktiivista yhteistyötä eri toimijoiden välillä.
Pohteen Testaus- ja innovaatiotoiminnan kehittämispäällikkö Timo Alalääkkölä painottaa julkisen ja yksityisen sektorin välistä yhteistyötä terveydenhuollon haasteiden ratkaisemisessa. Julkisen toimijan ei aina tarvitse kehittää ratkaisuja teknologisiin haasteisiin itse, vaan voidaan hyödyntää yhteiskehittämistä.
”Tuodaan julkinen ja yksityinen sektori ratkomaan terveydenhuollon valtavia haasteita yhteistyössä. Julkisella toimijalla ei yksin tarvitse olla kykyä luoda ratkaisuja teknologisiin haasteisiin. Tunnistettuihin kehitystarpeisiin voidaan kumppanuuksien kautta löytää ratkaisuja aika helposti läheltäkin.”
Näiden haasteiden ratkomiseen ja yhteiskehittämiseen tarvitaan rohkeita kokeiluja sekä oikeat työkalut niiden toteutukseen. Pohde on löytänyt heille toimivan ratkaisun Orchideasta.
Rohkeasti uutta
Pohde on omaksunut tarvelähtöisen, kokeilevan ja laajasti eri tahoja osallistavan TKIO-toiminnan, jota he toteuttavat Orchidean avulla. Alalääkkölän mukaan heillä on jo vuosia ollut toimintatapana kokeileva kehittäminen ja siitä oppiminen, mikä on tuottanut positiivisia tuloksia.
Loppupeleissä tavoitteena on paremman palvelun ja hoidon tarjoaminen asukkaille. Pohteella Sote-palvelujen kehittämistä ohjaavat aidot tarpeet ja toimivat keinot, kuten yhteiskehittäminen eri sidosryhmien kanssa. Keskiössä on osallistaa eri sidosryhmät suoraan kehittämiseen, mukaan lukien asukkaat, oma henkilöstö, yritykset, opiskelijat sekä muut yhteistyökumppanit.
Hanna Hannila korostaa Orchidean merkitystä laajan osallistavan kehittämisen toteutuksessa:
”Meidän aluehan on laaja, 30 kuntaa. Orchidea mahdollistaa eri kuntien työntekijöiden ja asukkaiden osallistamisen ja ideoiden jakamisen. Muuten meidän olisi vaikea saada kaikkiin yhteyttä.”
Henkilökunnalle on annettu mahdollisuus osallistua kehittämiseen ja vaikuttaa omaan työhönsä. Alalääkkölä on kokenut henkilöstön osallistamisen myönteisenä ja tuloksellisena.
”Olemme vuosien saatossa havainneet, että henkilökunnan työssä syntyneiden ideoiden käytäntöön viemisellä on myös voimaannuttava vaikutus. Meillä on kyky ottaa henkilökunnan töissä syntyneitä ideoita vastaan ja erityisesti prosessoida ne ja löytää keinot käytännön toteutukselle.”
Käytännön esimerkkinä onnistuneesta henkilöstön kanssa yhteiskehittelystä on muovinkäsittelyn ja kierrätyksen parantaminen, jossa Pohde keräsi henkilöstöltään ideoita ja lopulta toteutti parhaimmat.
”Olemme uudistaneet mm. kierrätykseen liittyviä käytäntöjä merkittävästi. Aiheeseen liittyen, Tulevaisuuden sairaala OYS2030 -rakennushankkeemme palkittiin juuri kansainvälisen sairaalajärjestön kilpailussa Ashikaga-Nikken Excellence Award for Green Hospitals kultamitalilla. Työntekijöiden ideoilla on isoja ja konkreettisia vaikutuksia toimintaamme. Kun ideoita kertyy samasta aiheesta useita, se johtaa toimenpiteisiin ja parhaimmillaan ne on aivan hillittömän hienoja.”, Alalääkkölä kertoo.
Pohteen matka kohti maailman älykkäintä sairaalaa alkoi vuonna 2016, ja he halusivat sen kehittämiseen mukaan niin henkilöstön kuin alueen asukkaat. He kokeilivat lukuisia ohjelmistoja ja tapasivat eri toimittajia, joiden pohjalta ratkaisuksi valikoitui Orchidea, jolla ideoita pystytään sekä keräämään että käsittelemään hallitusti.
Valintakriteereinä oli mm. mahdollisuus osallistaa ulkopuoliset tahot innovointiin, sekä prosessin sujuvuus ja sopivuus jo määriteltyyn toimintamalliin. Pohde halusi alustan, joka taipuisi heidän toimintaansa, eikä vaatisi organisaation sopeutumista työkalun mukaiseksi.
”Itse työkalu ei vielä pelkästään ratkaise mitään, mutta työkalun soveltuvuus meidän suunnittelemaamme työnkulkuun on tärkeää. Orchidean kanssa yhteistyö ja toiminnan kehitys on onnistunut hyvin.”
Orchidean valjastaminen kokeilevaan kehittämiseen
Pohde on ottanut laajasti käyttöön Orchidean monipuoliset ominaisuudet työpajoista innovaatiohaasteisiin terveyspalvelujen uudistamisessa, löytäen samalla alustasta ratkaisuja muihinkin tarpeisiinsa.
Orchidean nopeaa ideointiin tarkoitettua työpajatyökalua on hyödynnetty erilaisissa kehittämisprojekteissa, hyvänä esimerkkinä järjestöyhteistyön toteutuksessa. Vuonna 2023 järjestettiin peräti 22 työpajaa, joissa osallistujina oli niin Pohteen omaa henkilöstöä kuin myös järjestöjä, niin paikan päällä kuin etäyhteyksilläkin. Orchidean avulla hybridityöpajat ovat toimineet erinomaisesti Hanna Hannilan mukaan, joka on toiminut niissä fasilitaattorina.
”Melkein voisi sanoa, että etäyhteyksillä ideointi on ollut jopa tuotteliaampaa”.
Orchidean haasteominaisuutta on hyödynnetty laajan joukon ideoiden keräämiseen ja kehittämiseen. Esimerkiksi Oulun uuden sairaalan maskotti Kuura Kettu ideoitiin ja kehitettiin Orchidean innovaatiohaasteella yhdessä asukkaiden kanssa.
Orchidean haasteominaisuudella yhdessä valittu maskotti Kuura Kettu.
Pohde on hyödyntänyt Orchidean ominaisuuksia monipuolisesti ja löytänyt yllättäviäkin käyttötapoja.
”Ollaan taivutettu Orchideaa omiin tarpeisiin. Emme käytä sitä pelkästään kehitysideoiden keräämiseen ja käsittelyyn, vaan myös meidän omiin muihin tarpeisiin.”
Hyvänä esimerkkinä on Pohteen opinnäytetyöpankki, johon opinnäytetyön teettämisestä kiinnostuneet voivat julkaista aiheitaan opiskelijoille varattavaksi. Koko prosessi on rakennettu Orchideaan helposti hallittavaksi ja avoimeksi. Vuoden 2023 aikana aiheita kerääntyi jo 36 yhteensä amk-tutkintoihin.
Henkilöstön ja kuntalaisten osallistamisen lisäksi Orchideaa on hyödynnetty yritysyhteistyössä, johon toimiva malli saatiin rakennettua Orchideaan.
”Tämä Orchidean tapa on ollut aivan huippu. Meillä on sähköinen lomake, jonka yritys täyttää ja meillä käsittelijöillä on siihen pääsy. Me luotiin Orchideaan oma polku yhteydenotoille ja se on ollut erittäin toimiva ratkaisu.”
Monipuoliseen ja laajaan osallistavaan kehitystoimintaan on oltava myös toimivat käsittelyprosessit. Alalääkkölän mukaan erityisenä etuna Orchideassa on mahdollisuus määritellä prosessit omiin tarpeisiin sopiviksi.
”Uudessa Orchideassa meillä on vapaus ja mahdollisuus itse määritellä käsittelynkulkuja. Tämä sopii tarpeisiimme erittäin hyvin.”
Orchidean etuna Pohteelle on myös sen jatkuva kehittyminen ja sen käyttöön saatava tuki. Antti Ukura korostaa yhteistyön merkitystä.
”Orchidea on miettimässä asiakkaan kanssa, mihin työkalua voisi taivuttaa. Se ei ole vain valmis paketti, joka ostetaan, vaan siihen kuuluu myös konsultaatiota, yhdessä kulkemista ja yhdessä kehittämistä”.
Pohteen vinkit osallistavaan kehittämiseen
Pohde on hankkinut arvokasta kokemusta yhteiskehittämisestä kokeilujen kautta. He jakavat muutamia vinkkejä, jotka ovat osoittautuneet keskeisiksi onnistumisen kulmakiviksi:
- Tunnista ja anna mahdollisuus. Kannusta eri sidosryhmiä osallistumaan kehittämiseen.
"Kun annetaan työntekijöille mahdollisuus luoda ideoita, niitä myös tulee. Kerätyt kehitysideat ja niiden jatkojalostaminen yhdessä on upea kanava ja parhaimmillaan aivan huikeata.”
- Luo toimiva käsittelyprosessi: Ole valmis siihen, että osallistamisen myötä ideoita tulee paljon ja varmista toimivat keinot niiden jatkojalostamiseen ja käsittelyyn.
- Tee nopeita ja konkreettisia kokeiluja. Aloita rohkeasti ja testaa mikä toimii. Testaa eri lähestymistapoja ja jatkojalosteta toimivat eteenpäin. On ok myös hylätä toimimattomat kokeilut.
- Toimintamallin kehittämiseen ei pidä käyttää liian paljon aikaa aluksi, sillä se hioutuu matkan varrella. Mari Saukkopiiri kehottaa aloittamaan nopeasti ja muovaamaan kokemusten kautta prosessi sopivaksi.
“Prosessi täytyy olla, mutta ei haittaa, ettei se ole täysin valmis. Kun prosessi muuttuu, niin Orchideaakin pystyy ketterästi muokkaamaan. Rohkeasti käyttöön ja siitä se sitten hioutuu.”
- Avaa testikanavia Orchideaan ja kokeile mihin kaikkeen se voisi toimia. Voi löytyä yllättäviäkin kohteita, joihin Orchideaa voi lopulta hyödyntää.
Pohteen innovaatio ja yhteiskehittämistoimintaa on toteuttamassa:
Timo Alalääkkölä, Mari Saukkoriipi, Hanna Hannila ja Antti Ukura.
