Case Laukaa: Odotukset ylittäneen osallistuvan budjetoinnin toteutus Orchidealla

Laukaan kunta

• Keski-Suomen 3. suurin, 18 800 asukkaan kunta
• Kunnan vastuualueena mm. kasvatus ja opetus, vapaa-aikapalvelut, vammais- ja vanhuspalvelut, liikunta ja kulttuuri
• Laukaa käytti Orchideaa syksyllä 2022 osallistuvan budjetoinnin järjestämiseen

Laukaa: osallistuvan budjetoinnin pilotointi

Laukaa pilotoi ensimmäistä kertaa syksyllä 2022 osallistuvaa budjetointia. Kokeilussa huoletti etukäteen eniten omien resurssien riittävyys ideoiden käsittelyyn, sekä asukkaiden aktiivisuus osallistua. Laukaa pyrki pienentämään hallinnoinnin vaivaa ja järjesti osallistuvan budjetoinnin kokeilun kaikki vaiheet yhdellä alustalla – Orchidealla.

Asukkaiden aktiivisuus oli positiivinen yllätys, ja pilotin pohjalta valittiin 6 voittajaideaa toteutukseen. Suuri määrä kirjattuja ideoita asetti kuitenkin omat haasteensa kampanjan toteuttamiselle.

Hallinnon suunnittelija Kristiina Itäranta kertoo positiivisesta yllätyksestä:

"Ei osattu odottaa näin isoa ideamäärää, mitä saatiin. Enemmän mietittiin, ettei ehkä saataisi tarpeeksi. Kävikin positiivinen ongelma ja ideoita tuli enemmän kuin odotettiin."

Osallistuvan budjetoinnin järjestäminen ensimmäistä kertaa

Laukaan kunta päätti järjestää vuonna 2022 ensimmäisen pilottikampanjansa kuntalaisia osallistavasta budjetoinnista. Suunnittelu tehtiin alkukesällä, ideoiden keräys loppukesästä ja käsittely ja äänestäminen syksyllä. Voittajaideoiden toteutus tapahtuisi vuoden 2023 aikana 50 000 euron budjetilla.

Osallistuva budjetointi on nouseva trendi, jonka tarkoituksena on ottaa asukkaat mukaan taloutta koskevaan päätöksentekoon ja siten syventää lähidemokratiaa ja yhteisöllisyyttä. Kunnan vastuun alla on kaikkea ulkoilupaikkojen kunnossapidosta opetukseen, joten erityispiirteenä kampanjassa oli toiminnan monialaisuus ja laajuus. Laajuutta kampanjaan lisäsi myös, että kilpailuun pyrittiin saamaan ideoita kaikilta kuntalaisilta, nuorista vanhuksiin asti.

Laukaan kunta lähti valtuuston aloitteesta pilotoimaan osallistuvaa budjetointia toiveena saada asukkaita osallistumaan laajasti. Haasteena oli, että kokeilu oli kunnalle ensimmäinen aiheen parissa, joten valmiita toimintatapoja ei juuri ollut. Osallistuvan budjetoinnin kokeilussa huolenaiheet koettiin olevan enimmäkseen ideoiden käytännön toteutuksen puolella, jotta voitaisiin toteuttaa kuntalaisille se, mitä on luvattu.

Myös kampanjan käytännön järjestelyjen mietityttivät Talous- ja henkilöstöjohtaja Eero Raittilaa etukäteen:

"Pohdittiin, riittääkö meidän oman organisaation resurssit käsitellä ideoita, saadaanko viestittyä siten että saadaan ihmiset aktivoitumaan ideoiden kirjaamiseen, sekä järjestettyä äänestys ilman teknisiä ongelmia."

Helpottaakseen ideoiden käsittelyä, Laukaa etsi työkalua, jossa koko prosessin voisi järjestää samalla alustalla.

Koko kampanjan toteuttaminen Orchidealla

Orchidean Laukaa löysi henkilöstön osallistamisen ja aloitetoiminnan kautta. Orchidea valikoitui lopulta erilaisten vaihtoehtojen joukosta vaivattomimmaksi ja helpoimmaksi ratkaisuksi heidän tarpeeseensa. Eeron mukaan valintaan vaikutti erityisesti, että Orchidea on keskittynyt osallistamiseen ja koko prosessin ideoiden keräämisestä, toteutettavuuden arviointiin ja äänestämiseen voitaisiin toteuttaa yhdellä alustalla:

"Vaiheistuksen toteutus ei ole ihan yksinkertaista missä tahansa softassa, että sinne pystyy tällaisen prosessin vaiheistamaan, johon osallistuu iso määrä porukkaa."

Osallistuvan budjetoinnin kampanja sisälsi neljä vaihetta: ideointi, ideoiden toteutettavuuden arviointi, äänestys sekä tulosten julkistaminen. Orchideaa hyödynnettiin jokaisessa vaiheessa. Laukaa koki erityisen hyödylliseksi, että koko prosessin pystyi suorittamaan yhdellä työkalulla, eikä siten tarvinnut nähdä erityistä vaivaa eri ohjelmien välillä navigointiin. Kristiinan mukaan myös projektin aikana koettiin lisähyötyjä yhden alustan toteutuksesta: 

"Ehdoton lisähyöty on, että voitaisiin käydä koko taustakeskustelu Orchideassa, eikä tarvitse vaihtaa työkalua."

Ideoiden käsittelyssä Orchidean koettiin myös helpottavan työtä huomattavasti. Osallistamiseen suunnitellut ominaisuudet helpottivat Kristiinan mukaan kuntalaisten osallistumista äänestysvaiheessa: "Oli tosi hyvä että pystyi sorttaamaan genren mukaan aihealueita äänestysvaiheessa. Ilman sitä, olisi käsittelijälle iso ideamäärä aika iso meri kahlata". 

Myös ideoiden jälkihallintaa helpotti, että Orchideassa ideat olivat hallittavassa muodossa. Ideoiden käsittely kuitenkin yllätti työmäärällä, joten Kristiina ja Eero neuvovat varaamaan arviointiin ja käsittelyyn runsaasti aikaa, sekä testaamaan prosessin toteutuksen valitussa työkaluissa etukäteen läpi.

"Kuitenkin kun määrä oli jopa 250 ideaa, niin vaikka oli haasteitakin ideoiden hallinnassa, ideat silti olivat Orchideassa pankkina, josta pystyi siirtelemään, poistamaan, lisäämään ja muokkaamaan tarpeen mukaan. Kyselytuloksina jälkihallinta olisi ollut paljon haastavampaa."

Orchidealla ideoiden julkaisu oli Laukaan mukaan kätevää, sillä ne sai jaettua suoraan luontevassa muodossa eteenpäin luettavaksi niin mobiililla kuin työpöydälläkin esimerkiksi äänestystä varten. Ideoita ei tarvinnut erikseen kirjata ja muokata julkaistavaan muotoon. Kampanjan siirtäminen Orchidealla julkiseksi helpotti paljon ideoiden keruun sekä äänestyksen järjestämistä. Orchidealla saatiin kokonaisuus ja sen tiedonhallinta toteutettua saman järjestelmän sisällä.

Odotukset ylittänyt aktiivisuus

Kokeilu onnistui odotettua paremmin, vaikkakin haasteitakin kampanjan aikana tuli.

"Odotettiin että noin 100 jätettyä ideaa voisi meidän kokoiselle kunnalle olla hyvä tavoitetaso, mutta lopulta ideoita tulikin 2,5 kertaisesti."

Asiantuntija-arviossa pyrittiin karsimaan sellaiset ideat pois, joita ei olisi mahdollista lopulta toteuttaa. Suuri ideamäärä kuitenkin yllätti, ja arviointiin meni odotettua runsaammin aikaa. Vaikkakin suuri ideamäärä oli positiivinen yllätys, se lisäsi myös työmäärää, joten Laukaa suosittelee varaamaan runsaasti aikaa ideoiden käsittelyyn ja arviointiin.

Syksyn 2022 aikana kuntalaiset kirjasivat 255 ideaa, joista 91 ideaa eteni asiantuntija-arvioinnin pohjalta äänestykseen. Myös äänestyksessä oltiin aktiivisia, sillä ääniä kuntalaiset antoivat noin 1200, mikä tarkoitti hyvää noin 6 % äänestysaktiivisuutta.

Osallistuvan budjetoinnin pilotissa saatiin hyvä äänestysaktiivisuus ideoille, ja kilpailu suosituimpien välillä oli erittäin tiukka. Toteutukseen valittiin lopulta kuusi eniten ääniä kerännyttä hanketta, joihin kuului mm. airsoft pelialue, paikallisen uimarannan kehittäminen sekä Laukaan Lanit -pelitapahtuman lanseeraus.

Laukaan vinkit osallistuvaan budjetointiin

Osallistavan budjetoinnin pilotista saatiin paljon hyviä oppeja myös jatkoon.

• Viestintään kannattaa panostaa. Laukaalla aktiivinen viestintä toi onnistumisia. Osallistujia saatiin hyvin, ja osallistuminen koettiin sujuvaksi. Laukaa viesti kampanjasta mm. nettisivuilla, sosiaalisessa mediassa, perinteisessä mediassa ja kouluissa.
• Varaa arviointiin ja kehittämiseen riittävästi aikaa, sillä usein tarvittava aika aliarvioidaan. Aikaa tulisi varata kalenterista etukäteen ja arvioijia kannattaisi myös valmistella tähän työmäärään. Laukaa käytti käsittelyyn 2kk aikaa, ja he suosittelisivat ideoiden käsittelyyn varattavan jopa enemmänkin aikaa.
• Hanki alusta tai systeemi, jolla ideoita ja tietoa hallitaan prosessin ajan. On valmistauduttava, että ideoita voi tulla paljon, ja sitä varten on hyvä olla prosessinhallinta kunnossa.
• Koordinaattoreiden työmäärä on suuri tällaisessa kampanjassa. Myös koordinointiin kannattaa varata riittävästi aikaa.
• Mieti, miten mahdollistaa kaikkien osallistuminen teknisesti, ja halutaanko rajata joitain osallistujia pois. Esimerkiksi kannattaa pohtia vaaditaanko osallistujilla sähköpostiosoitteita, tai halutaanko järjestää kampanjaa muutenkin kuin sähköisesti.
• Kampanjan läpivientitesti alustalla kannattaa tehdä ennen ensimmäistä kertaa, jotta mahdolliset ongelmat voidaan taklata etukäteen. Tällöin asiantuntijat pääsevät kokeilemaan arviointia ja tarvittavat muutokset voidaan tehdä helposti etukäteen.

Osallistuvaa budjetointia oli toteuttamassa:

Talous- ja henkilöstöjohtaja Eero Raittila, sekä hallinnon suunnittelija Kristiina Itäranta.

Lisätietoja kampanjasta ja toteutukseen valikoiduista ideoista löytyy linkistä:  https://www.laukaa.fi/asukkaat/kunta-ja-paatoksenteko/strategiat/osallistuva-budjetointi/