Työskenneltäessä suurten ryhmien kanssa työpajoihin tulee uusia haasteita. Osa osallistujista voi olla äänessä liikaa ja toiset eivät ollenkaan. Miten saamme kaikkien äänet kuulumaan tällaisissa ryhmätyötilanteissa? Ratkaisuna on suurten ryhmien työtapa Ryhmämessut.
Ihmisten luonteiden (esim. extrovertti-introvertti, rohkeus-ujous) erilaisuudet vaikuttavat palavereiden dynamiikkaan ja palavereihin syntyy helposti äänekkäiden sisäpiiri ja hiljaisten ulkopiiri. Äänekkäiden yksilöiden mielipiteet ottavat palaverissa vallan. Riskinä on hiljaisten mielipiteiden huomiotta jättäminen, vaikka heillä voisi olla käsiteltävään aiheeseen jopa parempia ideoita ja ratkaisuja.
Usein ilman osallistamisen systematiikkaa toteutettujen keskustelupalaverien jälkeen pidetään toinen jälkipalaveri käytävillä, työhuoneissa tai kahvipöydissä. Jälkipalaverit koostuvat usein parin henkilön ryhmistä ja äänessä ovat tällöin palaverin hiljaiset osallistujat. Tässä keskustelussa käydään läpi, mitä olisi pitänyt tehdä tai ottaa huomioon päätöksenteossa.
Tässä artikkelissa esiteltävä menetelmä ryhmämessut antaa kaikille osallistujille mahdollisuuden kertoa omat näkemyksensä turvallisessa pienryhmässä. Tällöin ei synny tarvetta vähän lisäarvoa tuottaville pienten ryhmien ”jälkipalavereille”. Osallistavilla ryhmätyötavoilla saadaan syntymään uusia oivalluksia ja ideoita, kun osallistujat pääsevät jalostamaan ajatuksia yhdessä. Yhdessä keskustelun ja oivaltamisen kautta syntyy myös sitoutumista yhteisiin pääoivalluksiin.
Ryhmämessut on Innotiimissä 1997 kehittynyt työtapa isojen ryhmien osallistavaan työskentelyyn. Sen taustalla on Innotiimin Tuplatiimi -työtavan periaatteet. Systemaattisella prosessilla saadaan suuressa ryhmässä jokainen osallistumaan ja antamaan oman näkemyksensä yhteisten parhaiden ratkaisujen löytämiseen.
Ryhmämesuilla voidaan työstää yhtä aikaa useita rinnakkaisia aiheita. Tyypillinen määrä on 3-6 aihetta ja jokaista aihetta kohden on yksi työstöryhmä. Ryhmässä on tyypillisesti 3-6 osallistujaa, joten sopivin koko Ryhmämessut-työstöön on 9-36 henkilöä. Ryhmämessut voidaan toteuttaa jopa sadallakin henkilöllä, mutta se vaatii ohjaajalta kokemusta suurten ryhmien fasilitoinnista.
Ohjaaja tai tilaisuuden omistaja esittelee lyhyesti aiheet. Tyypillisesti aiheiden otsikot laitetaan esille lattialle. Esittelyjen jälkeen ohjaaja pyytää osallistujia menemään sille aiheelle, joka häntä kiinnostaa eniten. Ohjaaja huolehtii, että ryhmistä tulee mahdollisimman samankokoisia. Jokainen pääsee työskentelyn aikana käsittelemään kaikkia häntä kiinnostavia aiheita, vaikka ei ensimmäisessä vaiheessa sopisikaan häntä eniten kiinnostavan aiheen ryhmään.
Ohjaaja pyytää osallistujat palaamaan paikalleen, jonka jälkeen antaa tehtäväksi kirjata itsenäisesti hiljaisuudessa aiheeseen liittyviä omia ehdotuksia omalle paperilleen. Ryhmämessut -työtavassa ryhmien tuotos parantuu, kun pohdinta aloitetaan muutaman minuutin yksilömietinnällä. Kun ensin annetaan jokaiselle hetki pohtia itsekseen aiheeseen liittyviä ideoita ja ajatuksia, niin varmistuu, että kaikilla on mielipiteitä ja ajatuksia käsiteltävään teemaan.
Ryhmässä jokainen vuorollaan esittelee (max 2min) oman näkemyksen aiheesta ja muut osallistujat kuuntelevat ilman keskeytyksiä. Esittelyjen jälkeen ryhmässä keskustellaan, mitkä asiat toistuivat esityksissä ja herättivät oivalluksia muiden esityksissä. Ryhmä summaa nämä näkemykset fläppipaperille.
Yhteensä on tavoitteena kirjata 6-10 ehdotusta usealla sanalla. Pienellä ryhmällä mielipidetyyppisten näkemysten keräämisessä riittää 15 min, mutta käsiteltäessä osallistujille tärkeää, heidän toimintaansa vaikuttavaa asia, kannattaa ryhmille antaa tuntikin tähän vaiheeseen.
Ohjaaja muodostaa luvunlaskulla uudet sekoitetut ryhmät siten, että uusiin ryhmiin tulee vähintään yksi edustaja jokaisesta alkuperäisestä ryhmästä. Uusilla ryhmillä käydään tuotettujen ryhmätöiden tulokset läpi. Ryhmätyötä tekemässä ollut kertoo ensin alkuperäisen ryhmän näkemykset ja siten uudessa ryhmässä keskustellaan ja tuotetaan lisänäkemyksiä.
Tyypillisesti käytetään noin 10-15 min yhden ryhmätyön läpikäyntiin ja sitten kaikki ryhmät siirtyvät yhtä aikaa myötäpäivään ohjaajan ohjeiden mukaisesti. Jokainen ryhmä tuottaa vähintään yhden lisäyksen jokaiseen alkuperäisen ryhmän tuotokseen.
Osallistujat ovat kuulleet kaikista aiheista useita näkemyksiä ja seuraavaksi heidän arviointien avulla nostetaan tärkeimmät ehdotukset esiin. Osallistujat etsivät parin, jonka kanssa ei ole vielä ollut samassa ryhmässä. Ohjaaja antaa valintakriteerin ja parit valitsevat sen perusteella jokaisesta ryhmätyöstä 2-3 tärkeintä ehdotusta ja merkitsevät ne ohjaajan ohjeiden mukaan.
Käydään läpi ohjaajan johdolla jokaisen aiheen eniten kannatusta saaneet ideat ja sovitaan jatkoaskelista näille ehdotuksille.
Lopuksi sovitaan yhteenvedon tekemisestä sekä sovittujen asioiden seurantatavasta.
Ryhmämessut on erinomainen tapa saada suuri ryhmä luomaan ratkaisuja yhteiseen aiheeseen ja sitouttaa heidät samalla tehtyihin ratkaisuihin. Lähde rohkeasti kokeilemaan sitä, onnistut varmasti.
Mitkä ovat sinun vinkkisi työskentelyyn suurten ryhmien kanssa? Jaa omat kokemuksesi isojen ryhmien ohjaukseen tämän blogin kommentteihin.